Marie Tamayo: ¡Hay trabajo para todo el año, aunque las cosas se vean lentas!

imagen-expo

Muchos me han comentado que si cada mes del año se repitiese Expolit, las ventas, contactos productivos y exposición en los medios se multiplicarían de manera exponencial. Sin embargo, no podemos obviar los retos que presenta una recesión económica global y como esto ha afectado la participación en eventos.

Aunque todo parece estar mejorando pausadamente, nuestra industria sigue plagada con un sentido de incertidumbre y reserva. Tanto los exhibidores como el consumidor continúan en lenta recuperación. Pero, ¿cómo se traduce la participación de Expolit en esta lenta pero segura recuperación a medida que nos movemos hacia delante? De acuerdo a los estudios de Center for Exhibicion Industry Research (CEIR Index), que es una organización encargada de investigaciones en el mundo de los evento y exhibiciones, predice un crecimiento a corto plazo en Convenciones y Exhibiciones a nivel general. De hecho, anunció un crecimiento de 1.4% en ganancias en comparación con el año.

Expolit, en particular experimentó una baja de 9% en las exhibiciones; gran parte a causa de la grandes corporaciones unificándose. La participación de asistentes subió un 7.6%. Teniendo en cuenta el cambio en la industria, es un verdadero triunfo, estar vigentes, relevantes y en miras al futuro.

Pensando en ello es que me permito escribirte líneas, para simplemente refrescar algunos puntos que te ayudarán a que tu participación en Expolit continue siendo efectiva, que logre su cometido, se mantenga y aun multiplique.

Todo el trabajo realizado para exhibir tu producto o ministerio, todos los potenciales clientes que conociste, todas las tarjetas de negocios que te llevaste a casa, y el material de trabajo que acumulaste durante esta semana no te será provechoso si bajas la guardia. Utilizando una frase, quizá anónima, pero cargada de sabiduría, «hay que hacer el café mientras el agua está caliente». Es decir no podemos perder el momentum. No debes conformarte con los éxitos durante la semana del evento. O de igual manera desanimarnos si creemos que no logramos lo que esperábamos.

La semana pasada hablaba con un exhibidor que participó en el 2014 y opto por no venir en el 2015… sin embargo en el transcurso de la conversación me comenta que finamente acababa de cerrar un negocio con alguien que conoció en Expolit 2014. ¡Entonces! No tuvo más opción que darme la razón y que los los contactos y relaciones hechas serán de beneficio durante y después del evento.

Aunque Expolit haya sido todo un éxito y lograste tus metas, puedes multiplicar lo que sucedió esa semana. ¡Créemelo!

Un plan post-evento bien definido es la clave:

Evaluación post-evento: Debes tener una reunión post-evento para analizar y medir los resultados. Es probable que encuentres áreas donde puedan mejorar el próximo año.
Retorno de la inversión: Implementar un sistema adecuado a tu negocio de medición del retorno de tu inversión.
Seguimiento de los contactos: Es fundamental no dejar que se enfríen las relaciones logradas durante Expolit.
Plan sistemático de aprovechamiento de resultados: Identificación de contactos por nivel de importancia.

1. Evaluación post-evento

• Evalúa el personal y la función de cada uno de los empleados. Aquí podrás determinar si estuviste acertado al asignar responsabilidades. O pueda que descubras que deberás mover a algunos empleados de acuerdo a sus talentos o prescindir de ellos. Personal mal ubicado puede hacer mucho daño a tu entidad.

• Evalúa el espacio de exhibición. ¿Fue funcional? ¿Fue apropiada la publicidad? ¿Los avisos y logo de mi empresa eran visible? ¿Fue agradable? ¿Cómo puedo hacerlo mejor el próximo año?

• Evalúa el material que se exhibió, las novedades, etc.

• Evalúa tu participación en las redes sociales

• ¿Invertí el tiempo en las personas o eventos apropiados? ¿Pude reunirme con las personas correctas?

• ¿Aproveché todos los recursos disponibles en Expolit a favor de mi compañía u organización?

• ¿Que aprendí de otros exhibidores?

2. Retorno de la inversión

Se deben evaluar aspectos como: establecimiento de marca (branding), nuevos potenciales clientes, nuevas relaciones y alianzas con personas y compañías, oportunidad de presentar nuevos productos, oportunidad de educar a la industria y a los asistentes acerca de tu ministerio u organización. Relación con medios de comunicación, líderes, libreros, distribuidores.

3. Seguimiento de contactos

Se recomienda que la primera comunicación con los contactos logrados en una exposición se realice durante los 10 primeros días, luego de finalizado un evento. Si no los has hecho, hazlo ahora, y ten esto en mente para el próximo año.

4. Plan sistemático de aprovechamiento de resultados

• Identifica los contactos por nivel de importancia.

• Distribuye la tarea de acercamiento, con los contactos logrados, entre el personal con manejo de relaciones públicas, según la importancia de cada contacto y el objetivo de relacionamiento con él o su compañía o ministerio.
• Crea una base de datos de medios de comunicación que conociste en Expolit.
• Utiliza de los medios de prensa que conociste en Expolit. Envía comunicados, notas e infórmalos de lo que estas haciendo. Ellos necesitan contenido y tu necesitas que pasen la voz. Son tus mejores aliados.
• Proyección de novedades futuras.
• Plan de corrección de errores y aprovechamiento de aciertos, en base a la evaluación.
• Manejo de la expectativa de los clientes y público en general para el siguiente evento.
• Mantenerse vigente en las redes sociales
• y no te olvides de crear expectativas de lo que vendrá para el 2016. ¡No te desaparezcas del mapa!

Espero que estos «tips» te sean de ayuda para que tu esfuerzo no se quede a medias.

Por nuestra parte ya estamos trabajando arduamente en Expolit 2016, que se llevará a cabo del 15 al 18 de septiembre de 2016.

Podemos decir categóricamente que Expolit 2015 fue todo un desafío y tengo una noticia para ti: ¡El desafío continúa, y está en tus manos convertirlo en una victoria o en un fracaso!

No tengo duda alguna que nuestro gran Dios está interesado en que aceptemos estos desafíos con confianza, y con plena certeza que Él proveerá los recursos necesarios para superarlos, convertirlos en grandes victorias y salir airosos.

Recuerda que nuestra actitud ante los desafíos debe ser la única digna de un hijo de Dios, la valentía y el entusiasmo.

«Sé diligente en estos asuntos; entrégate de lleno a ellos, de modo que todos puedan ver que estás progresando» (1 Timoteo 4:15, NVI).

Marie Tamayo

Marie Tamayo Directora General de Expolit.

Expolit-136 Expolit-7 Expolit-5 Expolit-3